Использование штампов в делопроизводстве

Прямоугольные штампы (согласно определению) формально служат для замены рукописной или машинописной записи для использования в однотипных, повторяющихся ситуация.

В практике делопроизводства применяется множество прямоугольных штампов (согласно определению):

• угловой штамп;
• штамп с реквизитами;
• регистрационный штамп;
• штамп, ограничивающий доступ;
• штамп для заверения копий документов;
• стандартный штампы (штампы общего назначения).

и другие.

Штампы при всем их многообразии могут содержать реквизиты, учавствущие в придании документу юридической силы, упрощающие и ускоряющие подготовку документов и их прохождение (документооборот).

Порядок использования штампов при оформлении документов, как правило, регламентируется ведомственными нормативными актами или устанавливается организацией в соответствии с действующими законодательными или иными нормативными правовоыми актами.

В практике делопроизводства широко распространен угловой штамп организации. Чаще всего он используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронны» бланки (бланки в электронном виде, на основе которых формируется структура электронного, а затем и бумажного документа в соответствии с установленными правилами). Штамп называется угловым, так как его оттиск проставляется в верхнем левом углу листа, где в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 располагаются реквизиты: наименование организации — автора документа, справочные данные о нем, а также отметки для размещения даты и регистрационного номера документа.

Регистрационный штамп (или входящий штамп) используется при первоначальной регистрации поступления документа в организацию. Отметка о поступлении является стандартным реквизитом документа, и правила ее оформления включены в ГОСТ 6.30-2003 (реквизит 3.29); она (отметка) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. При необходимости могут указываться часы и минуты. Стандарт отмечает, что отметка о поступлении документа в организацию может проставляться в иде штампа. Входящий штамп проставляется в правой части нижнего поля первого листа документа. Поля штампа заполняются вручную.

В регистрационном штампе устанавливаются факт и дата постепления документа в организацию мз внешней среды. При регистрации указывается также порядковый номер поступления, что позволяет вести количественный учет документооборота.

В регистрационном штампе указываются: название организации, в которую поступил документ; поле для размещения входящего или порядкового номера поступления в данный пункт регистрации за текущий день, поле для размещения даты поступления документа, соответствующей дате регистрации. Штамп не имеет четко установленных размеров и, как правило, имеет удлиненную форму.

Данные регистрации поступившего (входящего) документа в виде оттиска штампа размещаются на документе и, кроме того, включаются (переносятся) в единый информационный массив организации.

Заполенние полей регистрационного штампа и оттиск его непосредственно на документе имеют значение для повышения четкости работы организации. Дата поступления документа, проставленная в штампе, является датой начала остчета срока исполненния и обязанностью организации по отношению к поступившей документированной информации. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2001г.) устанавливает сроки исполнения документов в календарных днях с даты их поступления. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. №30) в разделе «Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти» специально вновь обращает внимание на то, что срок ответа на поступившие запросы отсчитывается с даты поступления.

Регистрационный штамп содержит данные о документе, которые обеспечивают его последующий поиск; присовенный поступающему документу регистрационный номер остается его поисковым признаком в течение всего жизненного цикла.

Другие штампы

Перечень применяемых в делопроизводстве штампов не установлен. Характерно, что распространение электронных технологий в делопроизводстве не приводит к ликвидации таких устарелых информационных технологий в делопроизводстве не приводит к ликвидации таких устарелых информационных технологий, как штампы: «копия», «контроль», «оплачено».

Вместе с тем встречающееся использование штампа для проставления даты документа является нарушением действующих правил оформления документов, которыми установлено, что датой документа является дата принятия решения, что соответствует дате подписания письма, приказа, распоряжения и проставляется непосредственно лицом, подписывающим документ. Датой принятия решения коллегиальным органом является дата соответствующего заседания, которая фиксируется в протоколе. Дата подписания протокола, как правило, не проставляется.

Примерные образцы штампов

Штамп, ограничивающий доступ:

Штамп для заверения копий документов:

Стандартные штампы (штампы общего назначения):

Как заказать

Оформить заказ можно у нас в офисе по адресу: Москва, ул. Большая Семеновская, д. 49, офис 425 с 9:00 до 18:00 в рабочие дни, а также по факсу: 8 (495) 231 4815, или по электронной почте: 2314815@mail.ru.

Для изготовления штампа необходимо предоставить следующие документы.

1. Письмо руководителя организации с просьбой изготовить штамп, которое заверяется руководителем организации.
2. Свидетельство о внесение записи в единый государственный реестр юридических лиц (ксерокопия).
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ксерокопия).

Как защитить

Печатями и штампами заверяют договоры, финансовые, налоговые, хозяйственные и многие другие документы. Печатей в компании может быть сколько угодно, также как и пользователей, поэтому они могут стать серьезным оружием в руках разного рода мошенников. Потому что изготовить печать по оттиску не составляет особого труда. Традиционно считается, что не дело юриста выяснять, подлинные или поддельные печати и штампы стоят на договоре. Возможно, это и правильно, но вот от том, КАК ЗАЩИТИТЬ от подделки печати и штампы собственной компании, лучше знать поподробнее.

Подробнее о печатях с защитой смотрите в разделе Печати с секретом.

Как оснастить

Штамп по желанию заказчика комплектуется ручной, автоматической или карманной оснасткой в пластиковом или металлическом корпусе разного размера и формы.

ООО «ИПА», руководствуясь соответствующими рекомендациями экспертов-криминалистов МВД, советует использовать именно автоматическую оснастку. Для повышения качества оттиска клише закреплено на оснастке через демпфер — специальную прослойку, которая обеспечивает более плотный и равномерный контакт клише со встроенной в оснастку штемпельной подушкой.

Как пользоваться

1. Как правильно поставить оттиск.

1. Оттиски лучше проставлять на ровной поверхности, подложив под документ какой-либо мягкий материал — идеально подойдет компьютерный коврик для мышки.
2. При проставлении оттисков нажимать на оснастку следует мягко, прикладывая некоторое усилие в момент соприкосновения клише печати с бумагой. Не стоит с размаха хлопать оснасткой о бумагу — качество оттиска от этого не улучшится, а вот саму оснастку можно повредить!
3. Проставляя оттиск, держите оснастку строго вертикально, исключая наклонный нажим.
4. Прежде чем проставить оттиск печати в документе после перерыва в пользовании печатью, сделайте один или несколько контрольных оттисков на черновике — это поможет удалить скопившуюся на клише печати штемпельную краску. Если все же присутствует избыток краски, выньте подушку и просушите ее, как указано выше.
5. Рекомендуется периодически чистить клише печати и штампа, так как промежутки между мельчайшими элементами клише могут засориться бумажной пылью. Для очистки печати следует предпринять следующее:
   • нажав на оснастку, выдвиньте клише в крайнее положение;
   • зафиксируйте оснастку в этом положении, нажав на кнопки, расположенные на ее корпусе с левой и правой сторон;
   • удалите налипшие на клише соринки с помощью мягкой щетки (вполне подойдет мягкая зубная щетка).

2. Смена штемпельной подушки в автоматической оснастке.

Со временем оттиск печати начинает тускнеть. Это означает, что в штемпельной подушке осталось мало краски. Замените штемпельную подушку в соответствии с инструкцией иэготовителя автоматической оснастки.

Следует помнить, что изготовители автоматической оснастки, как правило, слишком сильно нополняют подушки краской. Для обычных печатей это не играет большого значения. Оттиск может лишь слегка «мазаться». При использовании Гербовых печатей избыток краски может привести к «заливанию» элементов защиты на оттиске.

Если после смены штемпельной подушки контрольные оттиски перенасыщены краской, то выньте подушку и удалите краску с ее поверхности с помощью промокательной бумаги или салфетки. Промокните клише и затем снова вставьте подушку в оснастку.

3. Дозаправка штемпельной подушки в автоматической оснастке.

При заправке штемпельной подушки важно равномерно заполнить подушку краской и в тоже время не «перелить» краску в подушку. Если все же печать при простановке оттиска «мажет», удалите избыточную краску с помощью салфетки или промокательной бумаги.

Для того чтобы элементы защиты были хорошо различимы, используйте штемпельные краски, оставляющие четкий оттиск. Также важно, чтобы краска, подсыхая, не образовывала на подушке микрочастицы, которые будут интенсивно забивать рельеф печати.

Плохую услугу могут оказать штемпельные краски, содержащие агрессивные растворители. Их использование ведет к разрушению материала штемпельной подушки, который забивает микрорельеф клише. Также нельзя исключить деформацию самого клише печати, ноходящимся в постоянном соприкосновении с разбавителем, содержащимся в краске.

Мы рекомендуем примененять с нашими печотями краски COLOP и ТRODAT. Эти краски не растекаются на бумаге, долго не густеют в подушке, и оттиск, сделанный такими красками, быстро высыхает.

Как уничтожить

Уничтожение печатей и штампов регламентируется приказом или иным нормативным документом организации или соответствующего Ведомства.

Уничтожение внутренней комиссией.

1. Уничтожение старых печатей / штампов производится комиссией, специально назначенной руководителем организации. Данная комиссия уничтожает печать и составляет акт, который утверждается ¬руководителем организации. В акте должно быть указано:
   • время и место уничтожения;
   • состав комиссии;
   • основание уничтожения печатей / штампов;
   • наименование и оттиски уничтоженных печатей / штампов;
   • способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями);
   • заключение комиссии о приведении печати / штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
   • подписи членов комиссии.

Акт об уничтожении с оттиском старой печати надо хранить постоянно на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью.

Уничтожение изготовителем.

ООО «ИПА» производит уничтожение старых печатей / штампов, о чем собственнику печати будет выдан соответствующий акт. На его обороте проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

1. При этом на уничтожение подается не только сама печать, но и комплект следующих документов:
   • заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
   • ксерокопия паспорта руководителя (для государственных организаций копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
   • доверенность от руководителя организации на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
   • паспорт лица, ответственного за уничтожение печати (ксерокопия);
   • выписка из ЕГРЮЛ (или Устав + свидетельство о регистрации с последующими изменениями) (ксерокопия).

Гарантия

Гарантийный период составляет 5 лет на клише штампа без ограничения количества оттисков.

Гарантийный период начинается с даты, указанной на Гарантийном Обязательстве, которое должно быть заполнено всей необходимой информацией.